Publicada By  jpgarcia - experiencias, reflexiones    

A priori se podría pensar que las organizaciones que pretenden ser eficientes asignan los recursos según la esperanza de logros futuros.

Pero en realidad esto no es así. En cualquier organización (cuanto más horizontal peor) donde se compite por recursos comunes  la asignación de los mismos, y sobretodo las ineficiencias de esa asignación, sirve más para conocer la historia del poder (y el poder de la historia) en la organización, que el camino que ésta va a recorrer en el futuro.

De entre todos los recursos hay uno que por su visibilidad, ejemplifica mejor que ninguno la historia del poder: son los metros cuadrados. Los despachos, salas de reuniones, laboratorios… son una muestra de ese poder y de esa historia.

Los espacios son  un reflejo del poder que se ha tenido y, sobretodo, que se ha ejercido. Poseer un despacho propio no es la culminación de la carrera, porque ese despacho o ese laboratorios puede ser más grande, tener ventanas o que éstas sean más grandes o con mejores vistas. El despacho puede estar adjunto o lejano a la “granja de becarios”…

Pero pensemos en una Universidad Pública y Grande que pretende ser eficiente. Por su carácter, es un a priori asumido por todos que logros pasados suponen logros futuros. Según esa premisa, es lógico que los recursos se asignen a los que consiguieron logros en el pasado.

Pero el futuro no es siempre igual al pasado. Ocurre (por la naturaleza de las cosas) que  grupos emergentes se apiñan en espacios pequeños sin ventilación, mientras que los grupos consolidados (que van perdiendo a sus miembros en parte por la edad y en parte porque migran a grupos emergentes) cada vez tienen más recursos inutilizados que nadie se atreve a tocar, pues fueron ganados con sangre, sudor, lágrimas y en algún caso mucho pasillo.

Dichos grupos emergentes viajan mucho al extranjero y ven modelos distintos para la asignación de los espacios necesarios para la realización de las mismas (o muy similares) actividades. Y vuelven exigiendo un trato similar. Pero si rascan, verán en todos los sitios esas ineficientes huellas de las luchas de poder.

¿es eficiente nuestro modelo de despachos individuales y laboratorios asignados “ad eternum”? ¿se puede mejorar?

Un modo de hacerlo (muy utilizado en algunas empresas privadas grandes pero también en muchas universidades) es hacer repartos en grandes unidades, y eliminar los “espacios” cerrados.  Así podemos distinguir dos grandes tipos de estructuras: los espacios abiertos y comunes frente a espacios cerrados (despachos) con propietarios.

La superioridad de un modelo frente a otro no está nada clara. Un ejemplo simple. El periódico “El País” en el espacio de 6 semanas ha publicado dos artículos sobre el mismo tema con un enfoque contradictorio:

(26/11/2014) Contra las praderas: por qué las oficinas abiertas son el peor sitio del mundo para trabajar
(3/12/2014) Oficinas sin despachos ni papeles

En los artículos se exhiben argumentos (más o menos científicos) sobre la productividad y la flexibilidad  de trabajar con un espacio cerrado y propio, contra la opción de trabajar en entornos abiertos e incluso sin propietario. Es evidente que con espacios sin propietario la necesidad global de espacio es mucho menor, y por tanto hacen falta menos recursos.

Pero esa no era la cuestión. La cuestión es como mejorar la eficiencia en la asignación de los recursos disponibles.

¿Sería más eficiente un modo en el que se asignaran recursos en función de necesidades para la generación de resultados (futuro en lugar de pasado)?

En el caso de que así fuera ¿podríamos diseñar un modo, no arbitrario, de asignar recursos que fuera más eficiente?

A continuación va una propuesta sencilla de plantear que podría tener una cierta utilidad en nuestro entorno: Establecer una oficina de alquiler de espacios que funcionara fijando precios internos a los recursos.

Una hipótesis básica de este esquema es que cada grupo dispone de un presupuesto sobre el que trabajar.

De ese presupuesto se podría utilizar una parte para “alquilar metros” a un ente regulador de espacios (que podría ser un sistema informático que tuviera implementado un sistema de subastas) cuyo objetivo no sería “ganar dinero” sino simplemente ayudar a equilibrar disponibilidad y necesidad.

Seguro que, como afecta a las personas y a su poder, un esquema de este tipo podría generar algunos conflictos, pero seguro también que se podrían intentar corregir. ¿vale la pena? o por el contrario ¿las tensiones que generaría no producirían beneficios más que a los que trabajan con recursos limitados, que por otro lado ya están acostumbrados a sobrevivir mientras otros viven tan “ricamente”?

7 enero, 2015